Iedereen in Silicon Valley heeft het erover: Airtable. Een gebruiksvriendelijke spreadsheet-app waar het super makkelijk is om eigen applicaties in te bouwen zonder coderingservaring.
Airtable heeft vooral onder ontwikkelaars een cult gecreëerd. Tesla gebruikt Airtable om de inventaris bij te houden van auto’s als ze de fabriek verlaten. Daarnaast is WeWork, een startup die 20 miljard waard is, ook een klant.
Recentelijk werd aangekondigd dat er 52 miljoen is geïnvesteerd in Airtable. Ze hebben ambitieuze plannen om de volgende Microsoft van de zakelijke apps te worden.
Dit maakt Airtable zo speciaal en zo gebruik je het zelf:
Wat is Airtable?
Simpel gezegd: Airtable pakt de beste aspecten uit spreadsheets en databases en voegt ze samen.
Airtable kan informatie opslaan in een aantrekkelijk uitziende spreadsheet en is gemakkelijk in gebruik. Daarnaast is het ook krachtig genoeg om als database te functioneren die bedrijven kunnen gebruiken voor projectplanning, klantrelatiemanagement, het managen van taken en om de inventaris bij te houden.
WeWork gebruikt Airtable om feedback van klanten te sorteren en te filteren. Media als Time, Money en Fortune gebruiken het om hun video- en fotoproducties te plannen. Maar iedereen kan Airtable voor simpelere dingen gebruiken zoals het maken van een boodschappenlijstje, het plannen van een bruiloft of het zoeken naar appartementen.
Je begint met het maken van een account.
Airtable is volledig in de cloud. Daardoor hoef je niks te downloaden om het te gebruiken. Typ je e-mailadres in en verzin een wachtwoord om je te registreren.
Ik registreerde me op mijn laptop. Maar Airtable is ook beschikbaar in de App Store en Google Play Store.
Kies of je er voor wilt betalen.
Airtable heeft betaalde en gratis opties.
Airtable noemt elk project een base, van het woord database. Ik gebruik de gratis Airtable versie. Daarbij krijg ik oneindige bases, 1200 records (dingen die je kunt bijhouden per base), 2 gigabyte ruimte per record en je kunt twee weken de geschiedenis bekijken van je project. In mijn geval betekent dat dat ik 1200 bestanden uit boeken kan opslaan.
De goedkoopste betaalde optie is 10 euro per maand. Er zijn ook Pro en Enterprise opties waar je meer ruimte en voordelen krijgt.
Er zijn honderden templates waar je uit kunt kiezen. Zo ontworpen voor al jouw wensen.
Airtable creëerde meer dan honderd templates voor startups, non-profitorganisaties, ingenieurs, publicisten en meer. Er zijn ook meer persoonlijke sjablonen, die bijvoorbeeld bijhouden welke restaurants je hebt bezocht, of welke appartementen je hebt bekeken.
Ik koos een template dat een boekenplank archiveert.
Je kunt een template kiezen, en spreadsheet importeren of gewoon beginnen met niks.
Nadat je een account hebt aangemaakt zie je een dashboard waar je de optie hebt om een template te kiezen, een spreadsheet te importeren of om blanco te beginnen.
Een van de beste onderdelen van Airtable is dat je verschillende projecten kunt verbinden. Met een template zijn die banden al gecreëerd, dus het enige wat je hoeft te doen is informatie toe te voegen.
Maar als je al data in Excel of Google Sheet hebt staan kun je beter beginnen met het importeren van een spreadsheet.
Vul de spreadsheet in met alle data die je wilt ordenen.
Ik koos voor een template om een boekenplank te ordenen in ons kantoor. Ik vulde de data in van vier boeken en maakte een boxje aan om aan te vinken of een boek is uitgeleend. Iedereen in het kantoor kan de tabel aanvullen en bijwerken als ze een boek lenen.
Het Airtable-document voelt en ziet er uit als een normale spreadsheet. Je kunt het helemaal aanpassen naar je eigen wensen. Daarnaast zijn er nog nieuwe toepassingen:
- Je kunt foto's in cellen plaatsen, checkboxjes aanmaken en sterrenbeoordelingen toevoegen.
- Informatie toevoegen of aanpassen werkt net als in Excel of Google Sheets. Het enige wat je hoeft te doen is er op te klikken en doen wat je moet doen.
- Door de API van Airtable te gebruiken kan ik ook mijn data in programmeertaal zien. Dat is handig voor ontwikkelaars.
Je kunt ook verschillende tabellen met elkaar linken.
Terug naar het voorbeeld van het gebruiken Airtable voor het ordenen van een boekenplank. Ik heb een "auteurstabel" gemaakt met alle auteurs van de boeken die ik orden, plus een extra informatieveld voor foto's.
De verschillende tabellen met elkaar linken is mijn favoriete functie. Je kunt boven de spreadsheet de tabbladen van de boekentabel en de auteurstabel zien. Als ik een boek toevoeg aan de boekentabel springt dat boek ook meteen op in de auteurstabel. Een hele slimme integratie dus.
Je kunt ook de informatie bekijken van andere tabellen.
We blijven bij het voorbeeld van de boekenplank. Als je op een auteur klikt in de boekentabel krijg je een pop-up met informatie van de auteurstabel. Dat is een handige bijkomstigheid om zo toch de informatie van andere tabellen te zien zonder telkens heen en weer te hoeven switchen.
Je kunt ook tabellen organiseren aan de hand van informatie.
Airtable geeft je de optie om te sorteren op informatie. Ik sorteerde de boekentabel op het feit of het boek was uitgeleengd of niet. Als ik meerdere boeken met dezelfde auteur had kon ik ze ook ordenen op auteur.
Je kunt ook eigengemaakte apps bouwen met een nieuwe functie genaamd Blocks.
Airtable lanceerde vorige maand Blocks, waar gebruikers eigengemaakte applicaties kunnen bouwen zonder enige programmeringservaring.
Blocks gebruikt de data in de tabellen die je eerder hebt gemaakt, zodat je bijvoorbeeld een block kunt hebben waarmee je berichten naar mensen kunt sturen (als je Airtable gebruikt als een contactendatabase), of een block waarmee je een aftelklok kunt maken.
Voor mijn boekenplank koos ik een block dat mij notificeert met een geluidje als een nieuw boek is toegevoegd. Dat zou erg helpen als ik weet of andere mensen nieuwe boeken toevoegen.
Mijn eindoordeel: Airtable is beter dan een reguliere spreadsheet, maar het is de 10 euro per maand niet waard voor persoonlijk gebruik.
Airtable is super gemakkelijk in gebruik, het ziet er aantrekkelijk uit en er zijn toepassingen, zoals blocks en het linken tussen sheets, wat Airtable beter maakt dan een gewone spreadsheet zoals die van Excel of Google Sheets.
Als je meer dan 1200 dingen wilt bijhouden moet je minimaal 10 euro per maand betalen. Voor bedrijven kan het handig zijn, maar voor persoonlijk gebruik vind ik het de 10 euro per maand niet waard. De gratis versie is afdoende.
Uiteindelijk kreeg ik dankzij Airtable een goed uitziende boekenplank.
Dankzij Airtable kan ik nu zien welke boeken er op de plank staan en welke er uit zijn gepakt. Iedereen in het kantoor kan ze lezen en de spreadsheet gebruiken om bijvoorbeeld aan te geven dat ze een boek hebben geleend. Het ziet er misschien uit alsof het niks is, maar dit soort overzichtelijke ordeningstaken zijn ideaal voor Airtable.